Rekisterin pitäjä
Samimatkat Oy, Sahateollisuustie 4, 83900 Juuka, www.samimatkat.fi
Yhteyshenkilö: Kaija Turunen, [email protected]
Rekisterin nimi: Asiakasrekisterit
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteri on perustettu Samimatkat Oy:n asiakassuhteiden hoitamiseksi ja palvelun tuottamiseksi ja tuotteidemme suoramarkkinointiin.
Rekisterien tietosisältö
Rekisteri sisältää asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden antamat tiedot matkavarausten hoitamista varten: mm. nimi, osoite, puhelin, sähköposti, syntymäaika ja passinumerotiedot sekä tiedot asiakkaan tilaamista matkoista ja laskutuksista. Lisäksi tallennamme matkakohtaiset matkustajaluettelot tai säännöllisen reittiliikenteen matkustajatiedot. Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot. Tarkistuspyyntö tulee lähettää yhteyshenkilölle joko sähköpostilla tai kirjeenä. Vastaamme vain Samimatkat Oy:n omissa kanavissa annettujen tietojen käsittelystä ja turvallisuudesta.
Matkanvaraajan tai muun ulkopuolisen tahon tietojen antajan vastuu
Matkanvaraajan täytyy varmistaa, että hänen matkakumppaninsa suostuu matkavarauksessa tarvittavien tietojen luovutukseen ja käsittelyyn. Matkakumppaneiden tietoja käytämme vain matkajärjestelyissä (tiedot kuljettajalle ja yhteistyökumppaneillemme sekä mahdollisesti viranomaisille).
Säännön mukaiset tietolähteet
Tietoja saamme suoraan asiakkailtamme sekä erilaisista markkinointitoimenpiteistämme.
Kotisivut ja sosiaalinen media
Kotisivumme keräävät kävijätietoja evästeitä käyttäen. Kohdennamme markkinointia sekä sosiaalisen median kohdentamisvälineillä että kotisivukäyntien perusteella. Sosiaalisessa mediassa pyydämme huomioimaan kunkin kanavan omat säännöt ja tutustumaan käyttöehtoihin. Emme vastaa sosiaalisen median palveluissa tapahtuneista vahingoista.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Luovutamme tietoja, jotka vaaditaan matkan toteuttamiseksi, mm. hotelleille ja laivayhtiöille. Emme luovuta tietoja muille tahoille esim. markkinointitarkoituksiin. Tietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle vain siinä tapauksessa, että matkakohde on EU:n / ETA:n ulkopuolella.
Tietojen hallinta rekistereissä
Hallinnoimme asiakasrekistereitämme verkkokaupassa sekä sähköisessä markkinointikirjejärjestelmässä seuraavasti:
Tietojen poistoaikataulu verkkokaupassa:
- Matkustajatiedot, 2 kuukautta toteutuneesta matkasta. Huomaa, että matkan varaajan tiedot, ostohistoria ja asiakastili säilyvät verkkokaupassa.
- Käyttämätön asiakastili, 2 vuotta viimeisestä käytöstä.
- Toteutuneen matkan tiedot kokonaan, 3 vuotta matkasta.
- Peruutetut tilaukset, 1 vuosi peruutuksesta.
Lisäksi arkistoimme toteutuneiden matkojen tietoja turvallisessa, sähköisessä arkistossa tilastointia sekä asiakkaamme taholta tulleita mahdollisia tiedusteluja varten. Vastaamme vain Samimatkat Oy:n omissa kanavissa annettujen tietojen käsittelystä ja turvallisuudesta.
Tiedot sähköisessä markkinoinnin asiakasrekisterissä:
Markkinointilistoilta poistuminen on helppoa. Sähköisen kirjeen hallintaohjelmasta lähetettävissä sähköisissä viesteissä on aina alareunassa linkit omien tietojen päivittämiseen tai poistamiseen.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Verkkokauppamme on luotettavan, suomalaisen yhteistyökumppanimme palvelimella ja he noudattavat GDPR-tietosuoja-asetusta.
Kaikkiin rekistereihin sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain Samimatkat Oy:n työntekijät, joiden toimenkuvaan kuuluu tietojen käsittely.
Henkilötiedot on määritelty salaisiksi ja asia on ohjeistettu työntekijöille. Emme pysty täysin varmistamaan, että tietojärjestelmiin ei missään tapauksissa pääsisi ulkopuolinen tunkeutumaan, mm. hakkeroimalla.
Paperiset dokumentit säilytämme huolellisesti lukitussa tilassa ja ohjeistamme henkilökuntaamme huolellisuuteen tulosteiden käsittelyssä. Tuhottavat tulosteet hävitämme polttamalla.
Noudatamme GDPR-tietosuoja-asetusta.